仪器设备动态管理系统

Version 2.0

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一、创新的设计理念

　　开发和设计这一软件，是应我们现有客户的建议和要求下而起。因为目前各高校在用的仪器设备管理软件都存在一个普遍的问题，就是“设备资产好管理，但变化过程难管理”的现状。这是因为传统的仪器设备管理软件多停留在“网络版 excel ”的基础上，看重资产管理而轻过程管理，且常只有职能部门和极少数院系管理员参与，设备领用人因很难准确了解自己所管仪器的信息而不关心这项工作。

1.1 立体的三级管理体系

　　该软件不仅只是资产管理部门（如：实验室与设备管理处）参与，还将通过各院系的设备管理秘书和普通教师（设备保管人）的参与，强化信息的真实有效性，降低信息管理的难度。毕竟管理部门很难具体了解到设备使用和管理中的具体细节，如保管人、存放地等信息的变更情况。如果这些信息的多次变更不加以跟踪管理，将最终失去对这些设备的管理。

1.2 强化“设备－单位－保管人－存放地”的信息链的完整性

　　很多设备在漫长的使用周期内将发生很多变化（如保管人、存放地等），如果这些变化因素之间没有一个完整的依存关系，即“设备－单位－保管人－存放地”的信息完整，就将产生诸多“有帐无物、有物无帐，物帐不符”的情况。

该软件将传统单一的“ 面向设备资产 ”为重点的管理模式转移到 “ 面向设备使用过程 ”的管理，将责任分化到每个领用人和使用单位。设备资产信息和领用人的人事信息，存放地的房间信息在数据库层面关联起来，力求信息的完整相关性。

1.3 动态管理，分类周期核查，监控设备使用生命过程

　　该软件自动为每台设备设计了“核查周期”（比如 6 个月），保管人在每个周期内至少确认一次设备信息，逾期没有确认，该保管人不能处理其他业务（如申请新购仪器，设备建帐等）。

　　该项创新措施能够保证系统及时捕获设备变动信息，让所有在用设备的信息尽可能的和现实情况保持一致。从实施和管理来看，由此带来的附加工作（即保管人一年在线确认一次设备信息）也是可以接受的，毕竟一年最多一次的在线确认工作总比几年一度的全校设备清查简单很多。

1.4 强调保管人的参与，完善管理部门的服务职能， 将“管理”变为“服务 ”

　　设备管理部门职能不能只是管理，还应该做好相关服务工作。该软件调动每个设备保管人员的积极性，为他们提供良好的在线服务。软件鼓励并支持每一个设备领用人在线处理自己与仪器设备相关的业务，在网上为他们提供设备领用、建账入库、设备维修、变更、报废等方便服务，将以往繁琐的填表，签字和审核工作变成轻点鼠标即可。

1.5 完备的日志体系

　　由于设备涉及到国有资产的管理，为了避免人为原因导致设备资产的流失，该软件提供了完备的日志体系，所有涉及到设备信息的添加、变更、删除系统都会留下详细的日志信息。

1.6 强大的数据平台的优势

　　该软件的数据支持来自整个产品家族的数据库 , 这种架构就决定了所有信息可以方便的与其他子系统共享，避免了很多类似软件的封闭管理的缺陷。而且由于这种信息共享带来了“资源－教学工作－教师工作”的整合，加强了数据验证，拓展了信息管理的领域。

二、产品主要功能

2.1 产品功能结构图

2.2 产品功能简介

个人设备管理	我管理的设备	每个教师登录系统一目了然知道自己所管的仪器设备，数据正确即定期核查，若有疑义，立即处理，如变更、报废等
	建账申请	将以往必须亲自前往的建账流程在网上处理，经过审核即可办完除财务之外的所有流程，即方便自己，也减轻设备建账岗位的录入工作
	变更申请	个人在线提交管理人变更申请，随即可以转移设备管理责任
	设备维修	设备故障，在线报修，等人上门维修即可
	报废报失	在线提交报废报失，用流程（ bpm ）管理整个业务
建账管理	建帐审核	职能部门在线审核院系和个人提交建帐申请，完成资产建帐
	直接建账	职能部门对于直接采购和管辖的设备，可以直接建账，绕开常规流程
	卡片和标签	系统提供多种资产卡片、账目以及条码标签的打印
	财务监督	财务部门可以在线确认设备报账项目，防止逃避建帐，隐瞒国资
使用过程管理	变更管理	设备领用人和领用单位在线提交变更请求，及时处理变更事务，如：存放地变更、保管人变更、附件变更
	调拨管理	管理设备在校内单位之间和校外调拨事务
	维修管理	处理设备领用人在线提交维修请求，供主管部门处理维修业务。 同时，系统并做出维修日志，并作为报废审批的一个参考
	报废管理	设备领用人在线提交报废申请，经过本单位审批和资产管理部门审批后，完成报废流程。同时管理设备报废的残值回收业务。
设备核查	普通核查	结合仪器设备资产信息中定义的核查周期，自动形成待查和未查设备清单
	现场核查	支持现场条码扫描的设备核查方式
	随机抽查	配合管理政策，根据条件生成随机抽查设备清单，加强资产管理
数据服务	数据报表	系统提供多种基于仪器设备的数据报表服务
	数据上报	满足教育部、科技部、财政部等的相关报表要求，轻松生成相应数据报表
	数据接口	为了更好的支持现有数据，系统可以方便的将其他资产管理软件的数据导入，完全兼容国家标准，整合你现有数据

三、产品技术特点

3.1 基于 bpm 的工作流引擎提供业务管理驱动

　　系统采用工作流引擎（ businessprocessmanagement 简称 BPM ）的业务驱动模式，注重通过建模、自动化、管理和优化业务流程，来驱动相关业务流程，实现高效方便的效果。和传统软件到处找菜单的“菜单驱动”不一样，整个系统（甚至整个产品家族）就一个业务列表，集中管理各种流程系业务，如：建账流程、报废流程、变更流程等。

3.2 提供多种格式的设备标签

　　系统提供基于“条码”“数字”等多种规格的标签打印服务，可以自定义标签格式模板，支持图形 logo 打印，减少纸张前期印刷处理成本。将你现有的硬件和标签贴纸全部利用起来，避免重复投资。

3.3 完全兼容现有数据，方便导入导出

　　由于资产积累多年，数据量大，且事关国资，务必求精。我们的软件可以完全继承你现有资产数据，提供方便的导入数据服务，让你不用担心系统切换带来的困惑。